Los Sistemas de Información de Punto de Venta

No descubrimos nada nuevo si afirmamos que el BI (Business Intelligence) se está incorporando en las organizaciones empresariales como una parte clave en los Sistemas de Información del Punto de Venta. Es habitual cruzar información del lineal, con información promocional y financiera, plasmándose dicha información en cuadros de mando. De manera que los datos se transforman en información y la información en conocimiento, con el fin de optimizar el proceso de toma de decisiones.

Las empresas que dominan todo el proceso de producción y distribución, es decir que disponen de la información del producto (costes, márgenes, promociones, etc), la información del cliente (ventas, condiciones comerciales y márgenes) y del consumidor final (ventas por salida de caja, datos del consumidor, etc), potencialmente, tienen más fácil poder desarrollar un BI global que cruce toda esta información relevante de la empresa y convertir los datos para una toma de decisiones eficiente. Pero esta situación no es habitual en todos los sectores y lo normal es encontrarnos que, parte de esta información, es opaca o de difícil acceso, por ejemplo, todas aquellas empresas que no venden directamente al consumidor final.

Me gustaría centrar mi post en este último grupo de empresas, aquellas que no venden directamente a sus clientes finales, sino que lo hacen a través de distribuidores y especialmente en las empresas de Gran Consumo.

Si nos centramos en el Punto de Venta, podemos diferenciar 3 grandes fuentes de información:

  • Información interna de la empresa: productos, surtidos, costes y calendarios promocionales que normalmente están recogidos a través de los sistemas de las empresas (ERP).
  • Información obtenida en el punto de venta: presencia de los productos, roturas de stock, pvp’s, cumplimientos promocionales, segundas exposiciones, etc. Normalmente, esta información se recoge a través de una Solución de Gestión del Punto de Venta, ya sea propia o de terceros.
  • Información obtenida del Distribuidor: información de ventas por salida de caja (sellout) por tienda, referencia y día.

El reto consiste en integrar la información en un mismo sistema, de manera que nos permita explotarla a través de un desarrollo propio o externo que nos de visibilidad y control del punto de venta para ayudarnos a tomar decisiones.

Así pues, la información del punto de venta es clave en este engranaje. Podemos desarrollar internamente una solución propia para recoger la información o podemos contratar una solución externa, desarrollada por una empresa especializada en soluciones para la gestión del punto de venta. La decisión corresponde a la empresa, pero mi recomendación es que elegir una solución externa siempre será la mejor decisión, fundamentalmente, por tres motivos:

  • Económicos: Desarrollar una solución de cero es infinitamente más cara que implantar una solución ya desarrollada.
  • Tecnológicos: Un desarrollo propio, fácilmente quedaría tecnológicamente obsoleto en un corto plazo de tiempo.
  • Temporales:  Desarrollar una solución propia requiere de unos plazos muchísimo más largos que implantar una solución externa.

Pero en este proceso no podemos olvidar quién recoge la información en el punto de venta. Nos encontramos con tres posibles situaciones: los GPV’s (gestores de punto de venta) son personal propio de la empresa, los GPV’s son externos o una situación mixta: propios y externos.

Independientemente del tipo de equipo de punto de venta elegido por la empresa, desde mi punto de vista, es clave que el sistema de recogida y gestión de la información esté controlado y gestionado por la propia empresa. Esto es así por los siguientes motivos:

  • Estabilidad: Los Sistemas de información deben ser estables en el tiempo, de manera que, si cambiamos de proveedor de equipos externos de GPV’s, el sistema mediante el cual recogemos y analizamos la información del punto de venta no varíe. Es decir, que sea nuestro proveedor de equipos externos que use nuestro sistema y no nosotros al suyo.
  • Autonomía: Si la información del punto de venta que disponemos es la que nos proporciona nuestro proveedor de GPV’s externos, estaremos atados a ellos y no tendremos la libertad necesaria para cambiar de proveedor.
  • Integrabilidad: disponer de un sistema de gestión propio nos permite desarrollar sistemas y estructuras para integrar dicha información con sistemas internos: ERP, BI, etc.
  • Propiedad: la información que recogemos es nuestra, no de terceros

En resumen, los Sistemas de Información son un activo clave de la empresa y la información del punto de venta forma parte de dichos Sistemas. Cada vez más, las empresas trabajan para disponer de un BI Comercial que les permita tomar decisiones adecuadas, para ello es imprescindible disponer de un sistema de recogida y análisis de la información del punto de venta gestionado y controlado por la propia empresa.

Román Jané

Director Xpuntocero

Expertos en el punto de venta

 

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Solución Gestión Punto de Venta

 

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